「Excelで管理できているから、システムは不要では？」

産業医対応の管理において、Excelは多くの企業で使われています。しかし、監査対応や証跡提出の場面で、Excelとシステムには大きな差が生まれます。

本記事では、Excel管理とCase管理システムを「監査対応」の観点から比較します。

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比較表

観点	Excel管理	Case管理システム
期限管理	手動確認が必要	自動アラート
証跡保存	ファイル散在、探すのに時間	Case単位で自動保存
監査対応	証跡を集めて整理（2〜3時間）	1クリックでパック出力（10分）
属人化	担当者依存	誰でもアクセス可能
エスカレーション	手動で報告	自動で上長に通知
履歴追跡	変更履歴が残らない	すべての変更を自動記録

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観点1：期限管理

Excelの場合

• フォロー面談の期限をセルに入力
• 毎日/毎週、手動で確認が必要
• 担当者が休むと確認されない

Case管理システムの場合

• 期限が近づくと自動でアラート
• 担当者→上長→人事へ段階的にエスカレーション
• 期限超過は即座に検知

差が出るポイント：Excelは「能動的に確認しないと気づかない」。システムは「受動的でも気づける」。

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観点2：証跡保存

Excelの場合

• 面談記録はWord、意見書はPDF、是正連絡はメール
• ファイルはフォルダに散在
• 「あの人の記録どこだっけ？」で探す時間が発生

Case管理システムの場合

• すべての証跡がCase（案件）に自動紐付け
• 面談記録・是正オーダー・実行ログ・意見書が1箇所に
• 「この人の証跡」と言えば、1クリックで全部出てくる

差が出るポイント：証跡が「探さないと出てこない」か「すぐ出てくる」かの違い。

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観点3：監査対応

Excelの場合

監査対応フロー（Excel）
1. 対象者リストをExcelで確認
2. 面談記録をWordフォルダから探す
3. 意見書をPDFフォルダから探す
4. 是正連絡のメールを検索
5. すべてをまとめて提出
→ 1件あたり2〜3時間

Case管理システムの場合

監査対応フロー（システム）
1. Caseを開く
2. 「証跡パック」をダウンロード
→ 1件あたり10分

差が出るポイント：監査時の「証跡準備時間」が10倍以上違う。

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観点4：「何かあったとき」の備え

監査だけでなく、訴訟リスクへの備えも重要です。

安全配慮義務違反が問われた場合、企業は「ちゃんと対応していた」ことを証明する必要があります。

問われること	Excel	システム
面談はしたか？	記録があれば証明可能	記録があれば証明可能
いつ誰が何を決めたか？	追跡が困難	すべて自動記録
是正は実行されたか？	「言った」記録はあるが「やった」記録がない	実行ログで証明可能
フォローは漏れなくやったか？	漏れがあっても気づかない	漏れは自動検知

差が出るポイント：「やったかどうか」ではなく「証明できるかどうか」。

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Excel管理が向いているケース

すべての企業にシステムが必要とは限りません。

Excel管理で十分なケース：

• 年間の産業医面談件数が10件未満
• 復職者・長時間労働者がほとんどいない
• 監査対応の頻度が低く、証跡準備に時間をかけられる
• 担当者が固定で、属人化リスクが低い

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Case管理システムが向いているケース

システム導入を検討すべきケース：

• 年間の産業医面談件数が30件以上
• 復職支援、長時間労働対応が継続的に発生
• 監査対応で「証跡がすぐ出せない」と感じている
• 担当者の異動があり、属人化リスクがある
• 経営層から「今どうなってる？」と聞かれることがある

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まとめ

観点	Excel	システム
導入コスト	無料	月額費用あり
期限管理	手動	自動
証跡準備	2〜3時間/件	10分/件
属人化	リスクあり	解消可能
監査・訴訟対応	準備に時間がかかる	すぐ対応可能

「今のExcel管理で問題が起きていない」なら、そのままで良いかもしれません。

しかし、「いつか監査が来たら…」「訴訟になったら…」と不安があるなら、仕組みを見直すタイミングです。

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